Arhivare și legătorie.

Fondarea arhivei

Fondarea arhivei – operațiune de stabilire a apartenentei documentelor la un fond arhivistic conform cap. I, art. II , lit. K prin O.M.A.I. 137/2013

1. Fond arhivistic – ansamblul documentelor de orice natură create și primite de un creator de arhivă pe parcursul existenței sale conform cap. I , art. 2, lit. J din O.M.A.I. 137/ 2013
2. Determinarea apartenenței la fond (fondarea), ținându-se seama de  denumirea destinatarului, ștampila de înregistrare, rezoluție sau conținutul actului.
3. Documentele tehnice și de înregistrare incidentale pot apărea incidental în  interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri și colecții integrale conform art.57 din Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr.217/23.05.1996.

Ordonare documente

1. Conform Cap. I art. 2 lit. q din O.M.A.I. 137/2013 – ordonare – operațiune de grupare a unităților arhivistice în cadrul unui fond arhivistic după un anumit criteriu: cronologic, cronologic structural, structural cronologic, alfabetic, pe probleme.
2. Ordonarea documentelor în cadrul fondului, după criteriul stabilit (pe ani și compartimente de muncă, iar în cadrul compartimentului, pe probleme; pe compartimente și ani, iar în cadrul anului pe probleme. În cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mulți ani, se ordonează de la anul cel mai vechi al dosarului, fără a se lua în considerare datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face începând cu numărul 1 pe fiecare an.
3. Prelucrarea documentelor tehnice și de înregistrare incidentală pot apărea fie ca ilustrații cuprinse în text, fie ca anexe, fie ca unități arhivistice și de sine stătătoare.

Când documentele sunt în text, ca ilustrație sau ca anexă, acestea se vor  ordona, inventaria, eventual selecționa, împreună cu unitatea arhivistică în care sunt încorporate.

În cazul în care documentul tehnic și de înregistrare este unitate sau mai multe unități arhivistice incidentale, ele se vor constitui în parte structurală separat, ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tehnic (și în cadrul acestuia cronologic).

Legătorie documente

Executarea lucrărilor prin legătorie manuală includ:

1. Pregătirea dosarelor și asamblarea filelor în dosare.
2. Executarea operațiunii de adunat și filetarea dosarelor.
3. Legarea dosarelor în urma constotuirii de către creator.
4. Executarea scoarței.

Inventariere documente

Inventarierea – operațiunea de luare în evidență a documentelor și unităților arhivistice dintr-un fond arhivistic după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic – Conform Cap. I, art. 2, lit. n din O.M.A.I. 137/2013

Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire, pe baza de inventar  întocmit potrivit anexei nr.2 Conform Cap. III, secțiunea I, art.9, al. 1 din Legea 16/1996 republicată în 2014.

1. Inventarul cuprinde toate dosarele cu același termen de păstrare, create în cursul unui an, de către un compartiment de muncă. Astfel, fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator, la compartimentul respectiv.

În cazul dosarelor formate din mai multe volume, fiecare volum va primi un număr curent distinct.

2. Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente și în 4 exemplare pentru documentele permanente. Un exemplar rămâne la  compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun cu dosarele la compartimentul de arhivă.

3. Dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca și cele care, din motive justificate, se opresc la compartimentele de muncă, se trec în inventarul anului respectiv, cu mențiunea nepredării lor, la rubrica observații.

Dosarele care cuprind acte din mai mulți ani se vor inventaria la anul de început, menționându-se în inventar datele extreme, conform Cap. II, lit. C, art. 21 din Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi 217 din 23.05.1996.

1. În ce privește completarea rubricii ,,conținutul dosarului“, se vor preciza genurile (corespondență, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.) de documente, emitentul, destinatarul, problemele conținute și după caz perioada la care se referă.

2. Pe parcursul ordonării documentelor fără evidență aflate în depozitul de arhivă se separă documentele de același fel cu termene de păstrare 1-5 ani (boniere, chitanțiere, fișe de pontaj, condici de prezență) în vederea eliminării lor globale, cu ocazia selecționării, la expirarea termenului de păstrare.

Inventarele vor cuprinde: nr. curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (în metri liniari sau unități arhivistice), poziția din nomenclator și termenul de păstrare.

Selecționare documente

Selecționarea reprezintă operațiunea de eliminare a unităților arhivistice/documentelor dintr-un fond arhivistic, atunci când termenele de păstrare au expirat conform Cap. I , art. 2 , lit. S din O.M.A.I. 137/2013.

În cadrul fiecărei unități creatoare și deținătoare de documente funcționează câte o Comisie de selecționare numită prin Decizia sau Ordinul conducătorului unității respective conform Cap. II, lit. D, art.29, 30 , 31 , 32, 33, din Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23.05.1996.